KSeF od stycznia 2027: co zmieni się dla małych firm
Od 1 stycznia 2027 roku małe firmy z przychodami do 10 tys. zł miesięcznie będą musiały przejść na Krajowy System e-Faktur.
Od 1 stycznia 2027 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla wszystkich polskich firm o przychodach do 10 tys. zł brutto miesięcznie, a przejściowy okres dla najmniejszych podatników się skończy.
Kiedy dokładnie zaczynają się nowe obowiązki?
Przejście na KSeF będzie dwuetapowe. Przedsiębiorcy będą mieć obowiązek odbierania faktur w systemie już od 1 lutego 2026 roku — to oznacza, że trzeba być gotowym do przyjmowania elektronicznych dokumentów od dostawców. Natomiast obowiązek wystawiania faktur przez KSeF dla firm z przychodami do 10 tys. zł zaczyna się 1 stycznia 2027 roku. Do tego dnia będzie obowiązywać przejściowy okres, podczas którego najmniejsze firmy mogą jeszcze wystawiać faktury tradycyjnie.
Jak działa limit 10 tys. zł i co się dzieje po jego przekroczeniu?
Próg 10 tys. zł brutto jest liczony miesięcznie i dotyczy przychodów ze sprzedaży do przedsiębiorców oraz instytucji publicznych. Ważne: sprzedaż konsumencka nie wlicza się do tego limitu — faktury dla klientów indywidualnych pozostają poza systemem KSeF i nie wpływają na obliczenie progu.
Jeśli w danym miesiącu przychód przekroczy 10 tys. zł, obowiązek KSeF zaczyna się od tej faktury. Jednak tutaj pojawia się istotna zasada: gdy przychód w kolejnym miesiącu spadnie poniżej limitu, obowiązek nie cofa się. Oznacza to, że po przekroczeniu progu firma musi wystawiać faktury w systemie na stałe, niezależnie od wysokości przychodu w następnych okresach.
Które faktury są wyłączone z obowiązkowego KSeF?
Faktury wystawiane dla konsumentów (osób fizycznych niezatrudnionych zawodowo) są całkowicie wyłączone z obowiązkowego systemu. To oznacza, że jeśli prowadzisz działalność, gdzie większość przychodów pochodzi ze sprzedaży konsumenckiej, limit 10 tys. zł liczony jest bez tych transakcji. Przykładowo: jeśli w miesiącu sprzedajesz towar za 8 tys. zł do przedsiębiorców i 15 tys. zł konsumentom, do limitu wlicza się tylko 8 tys. zł.
Jakie są konsekwencje nieprzestrzegania obowiązku?
Wystawienie faktury poza systemem KSeF, gdy obowiązek już dotyczy firmy, wiąże się z wysokimi karami. Sankcja może sięgnąć do 100% VAT z faktury lub 18,7% należności. Jednak w 2026 roku — czyli w okresie przejściowym — kary za naruszenia nie będą nakładane. To daje firmom czas na przystosowanie się do systemu bez ryzyka finansowych konsekwencji.
| Okres | Obowiązek | Kary |
|---|---|---|
| Do 31.12.2026 | Odbieranie faktur od 1.02.2026; wystawianie fakultatywne | Nie nakładane |
| Od 1.01.2027 | Wystawianie obowiązkowe (przychód do 10 tys. zł/mies.) | Nakładane pełną stawką |
Jakie narzędzia dostępne są dla małych firm?
Aby ułatwić przejście, dostępne są bezpłatne narzędzia. Aplikacja Podatnika KSeF to podstawowe rozwiązanie dla firm, które chcą samodzielnie wystawiać faktury w systemie. Dodatkowo dostępna jest aplikacja mobilna, umożliwiająca obsługę faktur na smartfonie. Dla najmniejszych podmiotów przygotowana została również aplikacja e-mikrofirma, specjalnie dostosowana do potrzeb mikroprzedsiębiorstw.
Każda faktura wystawiona w systemie otrzymuje unikalny numer KSeF, co gwarantuje jej identyfikowalność i ułatwia rozliczenia z urzędem skarbowym.
Jak długo trzeba przechowywać faktury?
Faktury przechowywane w KSeF muszą być dostępne przez 10 lat od końca roku, w którym je wystawiono. Na przykład faktury z 2027 roku będą musiały być przechowywane do końca 2037 roku. System automatycznie archiwizuje dokumenty, więc nie trzeba martwić się o fizyczne przechowywanie papierowych kopii.
Co to oznacza dla Ciebie
Jeśli prowadzisz małą firmę z przychodami poniżej 10 tys. zł miesięcznie, masz czas do końca 2026 roku, aby zapoznać się z systemem KSeF i przygotować się do przejścia. Warto już teraz:
- Pobrać i przetestować bezpłatne aplikacje, aby zrozumieć, jak działa system
- Sprawdzić, czy Twój dotychczasowy sposób wystawiania faktur (papier, Excel, inne programy) będzie musiał się zmienić
- Przeanalizować swoje przychody — jeśli sprzedajesz głównie konsumentom, limit 10 tys. zł może być dla Ciebie mniej istotny
- Zaplanować przejście na KSeF już w 2026 roku, zamiast czekać do ostatniej chwili
Pamiętaj: przekroczenie limitu 10 tys. zł w jednym miesiącu oznacza, że obowiązek KSeF będzie Cię dotyczyć na stałe. Dlatego warto monitorować przychody i być przygotowanym na zmianę systemu.
Najczęstsze pytania
Od kiedy małe firmy muszą używać KSeF?
Od 1 stycznia 2027 roku obowiązek dotyczy wszystkich firm z przychodami do 10 tys. zł brutto miesięcznie. Do końca 2026 roku przejściowy okres się kończy.
Czy sprzedaż konsumencka wpływa na limit 10 tys. zł?
Nie. Faktury wystawiane dla konsumentów nie wliczają się do tego limitu i nie podlegają obowiązkowi KSeF.
Jakie są kary za wystawienie faktury poza systemem?
Kara może sięgnąć do 100% VAT lub 18,7% należności. W 2026 roku kary nie będą nakładane.
Jak długo trzeba przechowywać faktury w KSeF?
Faktury muszą być przechowywane przez 10 lat od końca roku, w którym je wystawiono.
Czy przekroczenie limitu 10 tys. zł obliguje do KSeF na zawsze?
Tak. Jeśli przychód przekroczy limit w danym miesiącu, obowiązek zaczyna się od tej faktury i nie cofa się w kolejnych miesiącach, nawet jeśli przychód spadnie poniżej limitu.
Na podstawie: Warszawa w Pigułce. Tekst opracowany redakcyjnie.