Absencja chorobowa w Polsce: nowe przepisy 2026 i praktyczne skutki dla firm

Absencja chorobowa stanowi istotne wyzwanie dla polskich firm i administracji publicznej, wpływając zarówno na koszty operacyjne, jak i na organizację pracy. W 2025 roku skala tego zjawiska osiągnęła znaczące rozmiary: pracownicy w Polsce spędzili na zwolnieniu lekarskim łącznie 290,5 miliona dni, a Zakład Ubezpieczeń Społecznych wystawił 27,5 miliona zaświadczeń lekarskich.

Jak duża jest skala absencji chorobowej w Polsce?

Liczby dotyczące absencji chorobowej w Polsce wskazują na systematyczne obciążenie systemu opieki zdrowotnej i biznesu. Średnio każde zaświadczenie lekarskie dotyczy ponad 10 dni nieobecności w pracy, co sugeruje, że choroby przebiegają na ogół w postaci epizodów trwających co najmniej tydzień. W województwie łódzkim, jednym z największych pod względem liczby podmiotów gospodarczych, zarejestrowano 298,9 tysiąca jednostek gospodarki narodowej w czerwcu 2026 roku — każda z nich musiała zmierzyć się z problemem zarządzania absencją pracowników.

Jakie nieprawidłowości ujawniają kontrole zaświadczeń lekarskich?

Instytucje kontrolne, takie jak Conperio, systematycznie weryfikują autentyczność i prawidłowość wystawianych zaświadczeń. W 2025 roku przeprowadzono 33,3 tysiąca kontroli zaświadczeń lekarskich, a w około jednej trzeciej przypadków (33 procent) stwierdzono nieprawidłowości. Oznacza to, że prawie co trzecie zaświadczenie, które trafiło do weryfikacji, zawierało błędy proceduralne, formalnie-prawne lub wskazywało na potencjalne nadużycia.

Metrika	Wartość
Zaświadczenia wystawione przez ZUS (2025)	27,5 mln
Dni absencji chorobowej (2025)	290,5 mln
Przeprowadzone kontrole zaświadczeń	33,3 tys.
Odsetek kontroli z nieprawidłowościami	33%
Podmioty gospodarcze w woj. łódzkim (czerwiec 2026)	298,9 tys.

Nowe przepisy od kwietnia 2026 — co się zmienia?

Od 13 kwietnia 2026 roku wchodzą w życie nowe regulacje dotyczące kontroli zaświadczeń lekarskich, które będą miały bezpośredni wpływ na organizację pracy w firmach. Kluczowa zmiana dotyczy podziału odpowiedzialności za weryfikację dokumentów: pracodawcy zatrudniający do 20 pracowników będą mogli powierzyć kontrolę zaświadczeń lekarskich Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych.

Ta zmiana ma znaczące konsekwencje dla małych i średnich przedsiębiorstw. Dotychczas właściciele firm musieli sami weryfikować autentyczność zaświadczeń, co wymagało czasu, wiedzy na temat procedur medycznych i zaangażowania zasobów administracyjnych. Nowy system pozwala na przesunięcie tego obowiązku na specjalistyczną instytucję, która dysponuje odpowiednimi narzędziami i doświadczeniem.

Co to oznacza dla pracodawców?

Dla pracodawców małych firm zmiana stanowi znaczne ułatwienie administracyjne. Zamiast samodzielnie kontaktować się z lekarzami, weryfikować dane i prowadzić dokumentację, mogą teraz polegać na systemie ZUS-u. To zmniejsza ryzyko popełnienia błędu proceduralnego, który mógłby prowadzić do sporów z pracownikami lub organami kontrolnymi.

Jednocześnie nowe przepisy podkreślają znaczenie wiarygodności zaświadczeń lekarskich. Skoro co trzecie zaświadczenie zawiera nieprawidłowości, pracodawcy powinni być świadomi, że system kontroli będzie bardziej rygorystyczny. Pracownicy, którzy rzeczywiście chorują, nie powinni obawiać się weryfikacji — natomiast osoby próbujące uniknąć pracy poprzez fałszywe zaświadczenia mogą stanąć w obliczu konsekwencji.

Praktyczne wskazówki dla firm przed zmianą przepisów

Pracodawcy powinni przygotować się na przejście do nowego systemu już teraz. Po pierwsze, warto przejrzeć dotychczasową dokumentację dotyczącą absencji chorobowej i upewnić się, że wszystkie zaświadczenia są przechowywane w porządku. Po drugie, należy zapoznać się z dokładnymi procedurami, które będą obowiązywać od kwietnia 2026 roku — szczegółowe wytyczne powinny być dostępne na stronie ZUS-u.

Dla firm zatrudniających więcej niż 20 pracowników przepisy mogą być bardziej złożone, dlatego warto rozważyć konsultację z doradcą prawnym specjalizującym się w prawie pracy. Niezależnie od wielkości firmy, utrzymanie przejrzystej polityki dotyczącej absencji chorobowej — komunikowanej pracownikom na piśmie — zmniejszy ryzyko nieporozumień.

Przypadki z praktyki: absencja w administracji publicznej

Zagadnienie absencji chorobowej dotyczy nie tylko sektora prywatnego, ale także instytucji publicznych i samorządowych. W praktyce tomaszowskich organów samorządowych w pierwszej połowie 2026 roku zaobserwowano przypadki, w których osoby pełniące funkcje publiczne przebywały na zwolnieniu lekarskim w okresach, gdy odbywały się ważne spotkania lub sesje. Przykładowo, w marcu 2026 roku na zwolnieniu lekarskim przebywała osoba zajmująca stanowisko dyrektora ds. finansowych w instytucji medycznej, a w kwietniu 2026 roku dyrektor ośrodka wsparcia społecznego również przebywała na L4.

Te przypadki ilustrują, że problem absencji chorobowej jest powszechny i dotyczy wszystkich sektorów gospodarki. Jednocześnie pokazują, jak ważne są skuteczne mechanizmy kontroli — aby zapewnić, że zaświadczenia lekarskie są wydawane rzeczywiście chorym osobom, a nie wykorzystywane w celach innych niż ochrona zdrowia.

Perspektywa na przyszłość

Nowe przepisy z kwietnia 2026 roku powinny przyczynić się do bardziej sprawnego zarządzania absencją chorobową w firmach. Powierzenie kontroli ZUS-owi stanowi krok w kierunku profesjonalizacji procesu weryfikacji zaświadczeń. Jednak sukces tego systemu będzie zależeć od tego, jak dobrze instytucje przygotują się do zmian i jak sprawnie ZUS będzie w stanie obsłużyć zwiększony wolumen kontroli.

Pracodawcy, którzy już teraz zadbają o porządek w dokumentacji i zapoznają się z nowymi procedurami, będą w lepszej pozycji, aby płynnie przejść na nowy system. To również dobra okazja, aby wzmocnić komunikację z pracownikami na temat oczekiwań dotyczących absencji i procedur związanych z zwolnieniami lekarskimi.